FÅ STYR PÅ TIDSREGISTRERINGEN

Denne artikel er sponsoreret af Visma DataLøn A/S

Den 1. juli i år træder en række lovændringer i arbejdstidsloven i kraft. Alle medarbejdere skal fremover registrere deres arbejdstid for at sikre at deres rettigheder overholdes, og for arbejdsgiverne betyder det, at et system til tidsregistrering skal implementeres.

En arbejdsgiver er forpligtet til at sørge for, at arbejdstidsreglerne bliver overholdt, så medarbejderne blandt andet får den hviletid og de fridage, som de har krav på. For at sikre at arbejdsreglerne nu også bliver overholdt på den enkelte arbejdsplads, har regeringen vedtaget en række lovændringer i arbejdstidsloven, som træder i kraft den 1. juli i år. Lovændringerne betyder, at danske arbejdsgivere bliver forpligtede til at etablere et system, som kan registrere og dokumentere medarbejdernes arbejdstid for at sikre, at arbejdstidsreglerne bliver overholdt. Det gælder både for fuldtidsansatte som medarbejdere, der kun arbejder få timer om ugen. ”Loven skal sikre, at regler som 48-timers reglen bliver overholdt, så medarbejderne ikke arbejder mere end 48 timer om ugen i gennemsnit inden for en hvilken som helst periode af fire kalendermåneder,” siger jurist Matilde Yvander. Hun er Legal Consultant hos Visma DataLøn og ProLøn, som er Danmarks største leverandør af lønløsninger. Visma DataLøn har i øjeblikket travlt med at rådgive arbejdsgivere om, hvordan de kan leve op til de nye lovkrav. I loven står, at arbejdspladsen er forpligtet til at opbevare tidsregistreringerne i fem år samt referenceperioden for 48-timers reglen, og medarbejderne skal have adgang til deres egne tidsregistreringsdata. Referenceperioden er den periode, hvorfra man beregner den gennemsnitlige arbejdstid. Endelig skal systemet kunne måle både den daglige og den ugentlige arbejdstid. ”Vi rådgiver virksomhederne, så de er godt klædt på til kravene i den nye lovgivning og kan vælge den løsning, som passer til den enkelte virksomheds behov,” siger Palle Knudsen, som er CRO hos Visma DataLøn & ProLøn.

Der er ikke noget formkrav til, hvordan det enkelte system til tidsregistrering skal udformes, og i princippet må arbejdstiden noteres med kuglepen i en Mayland-kalender. Dog kræver loven, at systemet er ’objektivt, pålideligt og tilgængeligt,’ så i praksis bliver kuglepen og kalender de fleste steder erstattet af en digital løsning. ”For at leve op til loven skal virksomheden sørge for, at data er tilgængelige for arbejdstager minimum fem år plus referenceperioden, hvilket kræver et driftssikkert system, der lever op til reglerne i GDPR,” siger Matilde Yvander. Loven lægger op til, at medarbejderne ikke behøver sidde med et stopur, hver gang de åbner et dokument eller besvarer en mail, men kan nøjes med at registrere den samlede arbejdstid per dag. ”Mange funktionærer har typisk ikke tradition i arbejdslivet med at tidsregistrere, men det er vigtigt at slå fast, at tidsregistrering ikke handler om at overvåge medarbejderne, men om at beskytte deres rettigheder,” siger hun. De nye lovkrav om tidsregistreringer tager udgangspunkt i et EU-direktiv afledt af en sag fra 2019, hvor den spanske fagforening, CCOO, lagde sag an mod Deutsche Bank, fordi banken ikke kunne sikre, at reglerne for arbejdstid blev overholdt. EU-domstolen fastslog, at arbejdsgivere skal facilitere en registrering af medarbejdernes arbejdstid for at sikre, at regler om hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid overholdes. Udover reglen om en arbejdsuge på højst 48 timer i gennemsnit, har medarbejdere også krav på 11 sammenhængende hviletimer inden for et døgn samt en fridag om ugen.

For mange virksomheder og organisationer bliver det en stor opgave at implementere og udbrede et nyt tidsregistreringssystem til medarbejderne. ”For mange arbejdsgivere vil tidsregistrering være noget helt nyt, og der venter mange virksomheder et administrativt arbejde. Vi kan rådgive virksomhederne om den juridiske del, så der bliver overensstemmelse mellem interne politikker og lovens ord. Nogle virksomheder har grupper af medarbejdere, der registrerer tid forskelligt, hvilket vi også kan hjælpe med”, forklarer Matilde Yvander. De virksomheder, som ikke allerede har et system for registrering af arbejdstiden, skal finde en metode eller et system, som lever op til kravene om at være et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system. Derudover skal virksomheden have styr på reglerne i GDPR, da registrering af arbejdstid udgør en behandling af personoplysninger om medarbejderen. Endelig skal der laves en plan for, hvordan de nye tiltag rulles ud til medarbejderne. ”Vi anbefaler, at virksomhederne udarbejder interne retningslinjer og politikker for arbejdstid og tidsregistreringen. Politikken bør indeholde svar på spørgsmål om, hvad virksomheden anser som arbejdstid kontra hviletid samt hvordan ting som frokostpausen, lægebesøget eller sygdom skal registreres,” fortsætter hun. Endelig bør arbejdsgiverne også forholde sig til, hvordan man sikrer sig, at tidsregistreringen faktisk sker på den beskrevne måde, og hvad man stiller op med eventuelle brud på arbejdstidsreglerne. ”Det har stor betydning, hvordan en virksomheds tidsregistreringssystem sættes op i praksis,” fastslår Matilde Yvander.

Hver måned modtager mere end en halv million danskere løn via Vismas lønsystem DataLøn. Nu har virksomheden udviklet DataLøn Tid, som er et brugervenligt tidsregistreringssystem, der lever op til den nye lovgivning. ”Vi har mange års erfaring med at lette den administrative byrde båden inden for lønadministration og tidsregistrering. Vi vil gerne gøre det nemt for virksomhederne at registrere tid, så de ikke skal bekymre sig og i stedet kan bruge tiden på deres kerneopgaver,” siger Palle Knudsen. DataLøn Tid er nemt at anvende for både medarbejder som arbejdsgiver og giver et hurtigt overblik over f.eks. overarbejde og fravær. Via en app har medarbejderen adgang til egne data som også tæller afspadsering, feriedage, kørsel etc. I appen kan medarbejderen nemt indberette arbejdstid, kørsel eller udlæg på en rejse. Systemet kan også sættes op i terminaler på arbejdspladsen, hvor medarbejderne kan tjekke ind og ud, registrere fravær etc. DataLøn Tid kan nemt integreres med Vismas andre løsninger, herunder DataLøn. ”Det er enkelt at komme godt i gang med at bruge DataLøn Tid uanset branche og behov, fordi systemet kan integreres med det lønsystem, som virksomhederne allerede bruger”, understreger Palle Knudsen. Om: Visma DataLøn og ProLøn er eksperter i løn og HR til små og mellemstore virksomheder. Visma DataLøn og ProLøn er Danmarks største leverandør af lønløsninger, og hver måned modtager mere end 500.000 danskere løn via lønsystemet DataLøn.

• Gør det nemt at indberette arbejdstid, så det lever op til de nye regler om tidsregistrering
• Gør det nemt at indberette kørsel, udlæg m.m. på farten
• Samler planlægningen af arbejdstid og ferie ét sted
• Tilpasses jeres hverdag og tager højde for overenskomstkrav
• Sender registreringer til godkendelse på rette niveau(er)
• Har direkte forbindelse til løn- og økonomisystem
• Giver medarbejderne overblik over saldi, som fx afspadsering

Læs meget mere om mulighederne og løsningerne her.